Hi podeu enregistrar les factures que rebeu dels proveïdors, per tal de poder-ne obtenir amb posterioritat llistats i estatístiques, i exportar-les a comptabilitat.
Comenceu entrant-hi el codi del proveïdor, o bé premeu el botó Cerca per a localitzar-lo fàcilment, o fins i tot donar-lo d'alta si encara no el tinguéssiu. La funció Cerca també és accessible mitjançant la tecla Control+Retorn.
Si el proveïdor té marcat a la seva fitxa el camp Advertiment el procés serà interromput en aquest punt i es mostrarà el contingut del camp Notes per si es considerés adient abandonar l'emissió del document. En cas que aquest camp fos molt extens i excedís els límits de la pantalla, els botons d'acceptar i anul·lar no estaran visibles. Premeu la tecla S per a continuar amb el document, o les tecles N o Esc per a recular.
Si bé el camp Número de Recepció admet caràcters alfanumèrics, per si voleu emprar combinacions de nombres i lletres, amb la Hisenda
espanyola és reglamentari introduir-hi un número correlatiu segons l'ordre de recepció (En el llibre de factures rebudes s'han d'anotar les
factures, numerades correlativament, corresponents als béns adquirits o importats i als serveis rebuts en el desenvolupament de l'activitat
empresarial o professional. La numeració es pot fer mitjançant sèries separades sempre que hi hagi raons que ho justifiquin. )
Més detalls![[enllaç extern]](extlink.gif)
. (Enllaç funcional en el moment de redactar aquest text d'ajuda. En cas de no estar disponible
cerqueu-lo al lloc web de l'Agència Tributària, a Inici >> Empreses i professionals >> Obligacions comptables i registrals >> Obligacions comptables i
registrals en l'IVA >> Llibre registre de factures rebudes.)
A la casella Data de recepció cal que s'introdueixi la data de en què s'ha rebut la factura, i no pas la data d'emissió del document, però en tot cas la primera haurà de ser igual o posterior a la segona. Aquesta dada serà considerada també com a Data de comptabilització si la factura ha de ser inclosa en l'SII. Si l'usuari hi posa una data fora de l'any en curs o una d'anterior a la del darrer registre introduït, el programa ho advertirà amb un missatge, per tal de prevenir eventuals problemes amb l'exercici comptable i/o amb el compliment de la normativa fiscal, si bé en el primer cas no impedirà que sigui acceptada.
El camp Factures agrupades es deixarà habitualment en blanc o buit, si no és que a la mateixa operació es registra conjuntamente més d'una factura, en el qual cas s'hi introduïrà el nombre que hi pertoqui, sempre més gran que 1. D'acord amb la normativa vigent en el moment d'escriure aquestes línies, les factures que s'enregistrin agrupades hauran de pertànyer al mateix proveïdor, a més d'altres requisits, com per exemple que cap d'elles podrà tenir un import superior a 500€ ni la suma de totes podrà ultrapassar els 6000€. Aquesta dada és necessària per al model 340 i el llibre de registre de factures rebudes, però sembla que no encaixa amb la normativa de l'SII per estar sotmesa a una colla de restriccions, per la qual cosa us hauríeu d'assessorar abans de fer servir aquest camp. Desactivat per defecte a Configuració, casella Factures rebudes agrupades.
Els camps Número (fins a 60 caràcters alfanumèrics) i Data de factura cal que siguin tots dos omplerts per a l'SII, i especialment la data per tal que el programa en calculi el venciment en funció dels camps Termini i Dies de pagament presents a la fitxa del proveïdor, i n'actualitzi el camp Darrera compra. Si deixeu en blanc la data de factura i el focus o tabulador passa per aquest camp, WinOmega en calcularà el venciment prenent com a base la data de recepció. Per a operacions d'importació l'Agència Tributària (AEAT) exigia inicialment que al camp Número constés el número de referència del DUA (Document Únic Administratiu) i al camp Data de factura la data de l'admissió per l'Administració Duanera, però aquest criteri podria haver estat modificat amb posterioritat. En cas de dubte suggerim consultar-ho a l'AEAT.
Si teniu marcada la casella Adverteix repetició el programa mirarà si existeix al fitxer una altra factura del mateix proveïdor amb el mateix número i n'impedirà l'entrada, per tal d'evitar repeticions, encara que corresponguin a diferents dates. Teniu en compte que tots dos formats hauran de ser idèntics caràcter a caràcter. Per exemple, si ja existia la factura 12345-05 i ara teclegeu 12345/05, el programa no emetrà cap advertiment.
Podeu usar la casella Referència com a camp lliure (màxim 10 caràcters).
Els camps Número (màxim 15 caràcters alfanumèrics) i Data d'albarà són també opcionals.
Al camp Comanda introduïu el número de la vostra comanda, si és que consta a la factura. En ser un camp numèric no admet caràcters que no siguin dígits.
Anoteu la Data de l'operació si és diferent de la data d'emissió de la factura. En cas contrari podeu deixar-la en blanc. Dada obligatòria per a informar-ne al model 340 i a l'SII. Vegeu-ne més detalls.
Introduïu cadascuna de les bases imposables de la factura a les caselles amb el títol Base imposable. El camp Zero és per a la base imposable lliure d'impost, si existeix. Si algun d'aquests camps no estigués disponible, verifiqueu que a Configuració, pestanya Facturació, requadre Impostos, estigui definit el tipus de l'impost indirecte (IVA) que hi correspon, i si la vostra empresa està en el Règim especial del recàrrec d'equivalència, que estigui marcada la casella RE suportat. Comproveu també que el proveïdor té marcada a la fitxa la casella de l'impost indirecte. En introduir les bases imposables el programa calcularà automàticament el valor dels impostos associats, si bé qualsevol d'ells pot ser també modificat manualment. Si, al contrari, volguéssiu desactivar les caselles dels impostos de forma permanent, poseu a zero els valors de l'impost indirecte a Configuració, i/o traieu la marca de la casella RE suportat.
Si el proveïdor aplica una retenció feu servir el camp Retenció IRPF. Aquest camp només estarà activat si el proveïdor té marcada la casella IRPF a la seva fitxa.
Els camps Suma i Import total no poden ser modificats manualment. La seva presència és només a efectes de comprovació.
Trieu la forma de pagament a la llista desplegable. Si voleu enregistrar-ne una de nova sobre la marxa, feu clic damunt el botó amb el signe més, disponible a la dreta.
Podeu entrar la data de venciment de la factura a la casella Venciment, si bé pot ser que el programa ja l'hagi definit si heu ha estat introduïda la data de la factura o almenys el focus ha passat per aquest camp.
La casella Pagada permet la introducció manual de la data de pagament de la factura. Si a Configuració, pestanya Facturació, teniu marcada la casella Pagada per defecte i l'usuari introdueix una data de venciment igual o anterior a la data actual, el programa omplirà la casella Pagada amb la mateixa data de venciment. Altrament, la deixarà buida. Si el pagament s'efectua amb posterioritat a l'enregistrament de la factura, encara podreu omplir aquest camp des de la funció de canvis.
En el camp Descripció del pag., que només estarà disponible quan el proveïdor estigui en RECC (Règim Especial del Criteri de Caixa), haureu d'indicar amb precisió la manera com hagi estat pagada la factura i la data de l'operació i, si fos el cas, el compte bancari involucrat (màxim 100 caràcters). Si cliqueu damunt el botó Suggereix el programa us introduïrà com a suggeriment la forma de pagament i el compte bancari del proveïdor, junt amb la data en què es va fer efectiu, per tal que després l'usuari li doni el format que cregui més adient. Aquest text apareixerà, d'acord amb la normativa legal vigent (B.O.E. nº 233, de 28-09-2013, sec. I, pàg. 78819) en el llistat d' IVA, a una línia addicional a sota de la línia de la factura corresponent. Si la factura queda com a pendent de pagament, aquest camp sempre podrà ser omplert, modificat o buidat posteriorment accedint a la reixeta de canvis.
Si el proveïdor ha enviat la factura en un format digital (per exemple, extensions pdf, odt, doc, jpg/jpeg, i altres) podreu associar-la a aquest registre clicant al botó Cerca arxiu de manera que la casella Factura digital s'omplirà amb la ruta completa del fitxer. Aquesta casella és de només lectura cosa per la qual no pot ser modificada manualment. Aquest camp admet un màxim de 100 caràcters comptant la ruta de carpetes i el nom del fitxer, que sembla suficient per a la immensa majoria dels casos. Si sobrepasséssiu aquesta longitud caldrà que traslladeu el document a una carpeta amb una ruta més curta. Premeu la tecla Supr per a esborrar-ne el contingut. Cliqueu al botó Obre document perquè WinOmega cridi el programa que permetrà visualitzar-lo. Si apareix un missatge dient que no pot obrir-lo és molt probable que no tingueu instal·lat a Windows cap programa associat a l'extensió del fitxer. Aquest camp sempre podrà ser omplert, modificat o buidat posteriorment accedint a la reixeta de canvis. La raó per la qual a cada factura es pot assignar una ruta de carpetes diferent és perquè molts usuaris s'estimen més conservar els documents de cada proveïdor en una carpeta específica per a ell.
A Notes escriviu, si cal, qualsevol comentari que considereu escaient.
Exclusivament amb caire informatiu, marqueu la casella Bé d'inversió si la compra feta es considera un bé d'inversió d'acord amb l'article
108 de la Llei 37/1992, de 28-12-1992. En aquest text es defineixen com els béns
corporals, mobles, semovents o immobles que, per llur naturalesa i funció, estiguin normalment destinats a ser
emprats per un període de temps superior a un any com a instruments de treball o mitjans d'explotació.
Més detalls. (Enllaç funcional en el moment de redactar
aquest text d'ajuda.)
Al requadre denominat SII haureu d'introduir algunes dades que calen per a l'SII. L'Import deduïble i l'IVA deduïble corresponen a la part de la base imposable i de l'IVA de la factura que us està permès deduir-vos, que en general coincidiran amb els totals. Si els deixeu en blanc el programa prendrà per defecte la totalitat de la base imposable i de l'IVA, de manera que habitualment no cal omplir cap dels dos camps. Trieu allò que hi correspongui a les caselles desplegables Tipus de factura i Clau del règim especial o transcendència tributària. Finalment ompliu la casella Descripció amb la descripció de l'objecte de la factura rebuda. Màxim 255 caràcters. Per a facilitar-ne la introducció el programa arrossegarà la descripció introduïda a la factura anterior, que l'usuari podrà (i en general haurà de) modificar per a ajustar aquest text a la realitat de la factura en curs ajudat per una llista desplegable amb autocompletat. Segons que sembla la normativa de l'SII exigeix que la descripció sigui específica per a cada document i no admeten textos genèrics. L'usuari serà el responsable final de que aquest text sigui l'adient en cada cas. Us convé llegir també a Consultes i respostes la #397. La funció d'arrossegament automàtic de la descripció pot ser desactivada mitjançant la casella Arrossega descripció disponible a Configuració.
Per a més detalls sobre la normativa legal hauríeu d'adreçar-vos a l'AEAT, o consultar les disposicions de la
Llei 37/1992, de 28 de desembre, de l'Impost sobre el
Valor Afegit.
Altres funcions presents a la mateixa pantalla són Desfés, que us permetrà restaurar el valor original de qualsevol camp mentre l'esteu canviant (llevat de les dates), Imprimeix, per a obtenir una impressió de tota la pantalla activa, i Calculadora, per si voleu realitzar càlculs addicionals.
L'entrada de factures de proveïdors és independent per a cada empresa activa. A la part superior de la fitxa veureu un número entre parèntesis quan l'empresa sigui distinta de la 1.
Finalment premeu el botó Accepta per a desar el registre, o Anul·la per a descartar-lo. Podeu fer servir també la tecla AvPàg per a acceptar les dades.
En cas d'errada una vegada acceptades totes les dades, podreu modificar-les a Facturació > Proveïdors > Canvis.