Feu servir aquest llistat com a guia per a elaborar el Llibre Registre de Factures Emeses i Rebudes exigit per la Hisenda espanyola. En molts casos també pot ser útil per a la confecció de l'Autoliquidació de l'Impost sobre el Valor Afegit (model 303) i IRPF, Activitats Econòmiques en Estimació Directa (model 130).
Definiu al requadre Data d'emissió o recepció l'interval de dates desitjat o trieu una de les opcions incloses a la llista desplegable Període suggerit. En seran una excepció les factures rebudes en criteri de caixa (vegeu més avall), en què la data de recepció hi serà substituïda per la data de pagament. A Mida de lletra podreu canviar el valor recomanat, que és 8, per un altre de diferent, i afectarà les línies de detall. Especialment útil per a evitar la superposició de textos massa llargs.
Trieu l'orientació de la impressió en el requadre Orientació.
Marqueu la casella Només totals per a obtenir un llistat sense línies de factures, indicant-ne només les sumes.
Marqueu la casella Taula resum perquè al final del llistat s'afegeixi una taula o requadre amb el detall dels tipus d'IVA i els imports, que facilitarà l'ompliment del model 303. Immediatament a sota apareixerà un altre requadre amb l'import total a ingressar en el model 130. Aquest requadre serà omès en aquells casos en què entre les factures rebudes n'hi hagi almenys una que estigui en Règim Especial del Criteri de Caixa o RECC, perquè els càlculs podrien no ser correctes. D'acord amb la normativa vigent en el moment d'escriure aquestes línies, les factures de proveïdors en RECC s'hauran d'incloure en el trimestre que correspongui segons la data efectiva de pagament i no pas segons la data de recepció.
Marcar la casella Model 130 és útil només quan aparegui al llistat de factures de proveïdors almenys una que estigui en RECC. La part del llistat corresponent a l'IVA suportat podria ser distinta, atès que el motiu d'inclusió d'aquestes factures en el model 130 i en el 303 és un altre: criteri de meritació al 130 davant el criteri de caixa al 303 per a factures que estiguin en RECC.
Marqueu la casella Nom fiscal per tal que el nom del client o proveïdor sigui el fiscal i no el comercial. Recomanable deixar-la marcada, ja que al llibre de factures ha de constar sempre el nom fiscal.
Marqueu la casella Ignora filtres perquè hi siguin incloses totes les factures, independentment dels intervals o filtres definits per l'usuari.
Finalment cliqueu al botó Verifica per a accedir a la funció de verificació i detectar possibles errors.
La funció dels botons Vista prèvia, Imprimeix, Surt i Ajuda (o la tecla F1) és auto-explicativa.
Les línies amb factures rebudes en RECC afegiran tot seguit una línia addicional amb la descripció de la forma i data en què han estat abonades, exactament el text que l'usuari hagi introduït en enregistrar-les al formulari d'altes, o posteriorment a la reixeta de canvis.
Les línies que incloguin més d'una factura de proveïdor mostraran entre parèntesis a la dreta de la base imponible el nombre de documents que han estat agrupats en aquest mateix apunt.
Les factures de compres afectades per diversos tipus d'IVA no desglossen les bases imposables, atès que el Model 303 d'Hisenda no exigeix aquesta dada (en el moment d'escriure aquestes línies).
Limitacions
Les compres de béns d'inversió amb amortització a més d'un any no hi són computades, cosa per la qual en aquests casos l'import a pagar en el model 130 podria no ser vàlid. La quota podria també no ser vàlida si en el trimestre anterior del mateix exercici hi hagué un rendiment net negatiu. O per futurs canvis legals.
El programa no computarà els pagaments a compte o parcials de les factures rebudes en RECC. Només el total de la factura en la data en què es va fer el pagament complet o fou abonat el darrer termini o fracció, i que figura al camp Pagada a la reixeta de canvis. En cas de necessitat caldria obtenir el llistat a partir del vostre programa de comptabilitat, on haurà d'haver els apunts o assentaments comptables corresponents, o bé enregistrar la factura en diverses parts, una per a cada pagament. Caldrà tenir també en compte que, en cas d'impagament permanent d'alguna d'aquestes factures, la deducció de l'IVA suportat, segons la normativa, haurà de ser igualment aplicada el 31 de desembre de l'any immediatament posterior a aquell en què les operacions s'hagin efectuat, cosa que el programa no gestionarà.
Les despeses de difícil justificació, que es computen com el 5% de la diferència entre ingressos i pagaments, tenen un límit anual de 2000€ a partir de l'exercici de 2016. El programa té en compte aquesta limitació en els càlculs, fins i tot en obtenir el llistat per trimestres, si bé només és significatiu quan es refereix a una anualitat completa.
No s'hi computen pagaments fraccionats, ingressos a compte, ni amortitzacions.
Per les seves implicacions legals us convé llegir especialment la resposta #349.