L'agència tributària espanyola no exigeix actualment que les factures emeses siguin conservades en format imprès en paper. La legislació vigent (*) n'admet la conservació per mitjans electrònics o digitals amb la condició que se n'asseguri la llegibilitat. Conservar en format digital les factures emeses pot representar per a moltes empreses un estalvi important en despeses d'impressió, espai d'emmagatzemament i gestió administrativa, especialment quan se'n genera un gran nombre. WinOmega pot fer aquesta feina de forma automàtica i amb un cost pràcticament zero convertint en un fitxer de disc cadascuna de les factures que es vagin emetent, i conservant el conjunt dels fitxers en una carpeta a part, separats per exercici fiscal.
Conserveu també en format digital els pressupostos o factures pro-forma fins i tot després de convertits a albarà o factura.
Trieu a Configuració el format de fitxer que us estimeu més i la carpeta on voleu conservar-los.
Just al moment en què doneu l'ordre d'imprimir qualsevol comanda, pressupost, albarà o factura a client, fins i tot quan useu el mode d'impressió Directa que es produeix en acabar l'emissió del document, el programa crearà un fitxer en el format escollit amb el contingut complet del document, i el dipositarà a una subcarpeta el nom de la qual serà l'any de l'exercici del pressupost o factura, dins la carpeta que hàgiu seleccionat. No es crea aquest fitxer si la impressió està definida com a Diferida, o com a Immediata i no s'imprimeix finalment el document. El fitxer serà creat igualment encara que el nombre de còpies definit a la pantalla d'impressió sigui zero. El nom assignat al fitxer estarà compost per la lletra P (pressupostos), A (albarans), F (factures) o R (factures rectificatives) seguida d'un guió i el número del document precedit de fins a cinc zeros, amb l'extensió que correspongui al format de fitxer seleccionat. Si el document pertany a una altra empresa distinta de la número 1, després de la lletra P, A, F o R apareixerà entre parèntesis el número de l'empresa, per exemple, F(2)-123456.pdf.
Preneu nota que en cas de modificar el contingut d'un document amb posterioritat a la seva impressió, caldrà imprimir-la de nou, encara que sigui amb un nombre de còpies igual a zero, per tal que el programa actualitzi el fitxer arxivat.
Aquesta pantalla us permetrà gestionar l'arxiu digital mitjançant una reixeta que conté un fitxer de fitxers, ordenat per número del document.
La reixeta mostra, disposats en diverses columnes, el número del document, la data d'emissió, el codi del client, el nom del fitxer en disc, la data de creació d'aquest fitxer, el format i la mida que ocupa expressada en bytes o octets. La data de creació no ha de coincidir necessàriament amb la d'emissió del document. El format correspon a l'extensió del fitxer, no pas al programa lector, que n'hi pot haver més d'un.
Feu servir el navegador per a moure-us ràpidament al llarg de la reixeta.
A la llista desplegable podreu canviar a un altre exercici fiscal, fins a sis anys enrere.
Mitjançant la funció Eliminar o la tecla Supr podreu suprimir qualsevol dels fitxers. Aquesta operació no elimina pas el document real, només el fitxer de l'arxiu digital, que en cas d'error pot ser recreat en qualsevol moment donant novament l'ordre d'impressió, llevat del cas de pressupostos convertits. Si, a la inversa, el document real fos eliminat des de la pantalla de canvis, el fitxer existent a l'arxiu tampoc no serà esborrat, però mostrarà la data i el client en blanc, i serà sobreescrit si el número del document eliminat és assignat posteriorment a un de nou i se n'obté la impressió. Els fitxers eliminats apareixeran a la paperera de reciclatge de Windows si la carpeta de l'arxiu digital està definida a Configuració en format MS-DOS (començant per una lletra i dos punts, com C:), però no pas quan ho està en format UNC (començant per \\ seguit pel nom de l'ordinador), per limitacions del sistema operatiu. Si us calgués una eliminació de fitxers massiva, feu-ho des de l'Explorador d'arxius.
Una vegada hagi prescrit un exercici, la funció Buidar us permetrà eliminar amb una sola operació tots els fitxers de l'arxiu d'aquell any. Consulteu la legislació vigent al vostre país per a saber en quina data està fixada la prescripció de factures. Aquesta operació no elimina els documents reals. Si la carpeta de l'arxiu digital no està en format UNC trobareu els fitxers eliminats a la paperera de reciclatge. Per a més detalls vegeu el paràgraf anterior.
Premeu el botó Actualitzar per a llegir de nou els fitxers existents en cas d'haver-ne restaurat algun des de la paperera de reciclatge o bé quan se n'hagi creat un de nou des d'un altre punt de la xarxa.
Useu la funció Obre, premeu Retorn o feu un doble clic damunt la reixeta, per a obrir el fitxer de qualsevol dels documents arxivats. Caldrà que tingueu prèviament instal·lat el programa lector corresponent i l'extensió del fitxer haurà d'estar associada a Windows a aquest programa (Explorador, Opcions de carpeta, Tipus d'arxiu). Altrament, utilitzeu un altre format o instal·leu el programa lector. Trobareu més detalls sobre les característiques específiques de cadascun dels formats disponibles a vista prèvia. S'ha observat que en certs casos, per causes que no han pogut ser determinades, aquesta funció no respon. La solució és clicar damunt l'opció de menú o el botó Carpeta per a obrir l'Explorador d'arxius, des d'on hauríeu de poder obrir el document sense problemes.
Mitjançant la funció Imprimeix o prement Control+P podreu obtenir una impressió en paper de qualsevol dels documents, amb una sola còpia. No s'envia per email al client. El format del document imprès serà el que habitualment s'obté des de la pantalla d'impressió. Si us estimeu més el format del fitxer arxivat useu la funció Obre i tot seguit doneu l'ordre d'impressió des del programa lector.
Premeu el botó Ajuda o la tecla F1 per a accedir a aquesta ajuda.
Es troba disponible també un menú contextual amb totes aquestes funcions.
Malgrat que és sempre recomanable tenir còpia de seguretat dels fitxers importants, no és gaire necessari obtenir-la de l'arxiu digital de factures, perquè el programa pot reconstruir-lo de nou a partir dels fitxers de dades d'usuari dels quals sí que cal conservar còpia de seguretat. Això no és vàlid per als pressupostos convertits a albarà o factura.
És possible la coexistència de diversos formats en el mateix arxiu. Si volguéssiu tenir-lo en més d'un, repetiu el procés del paràgraf anterior definint a Configuració un nou format.
Quan un pressupost, o un albarà, o una factura han causat baixa a la seva base de dades per acció de l'usuari, o quan un pressupost ha estat convertit a albarà o a factura, o un client ha estat eliminat, el programa no té manera de saber-ne la data d'emissió i/o el codi del client, ja que aquesta informació és consultada sobre la marxa al fitxer de dades corresponent. Per aquesta raó en aquests casos es mostrarà com a data d'emissió la data de creació del document i/o com a client les sigles N/D (no disponible), i la línia apareixerà en un color diferent, configurable.
Com completar l'arxiu quan hi falten documents: En cas de necessitat podeu demanar al programa que us completi l'arxiu amb documents emesos amb anterioritat, o bé amb documents que no hi siguin inclosos perquè no ho teníeu configurat, perquè s'han esborrat accidentalment, o perquè no vau donar l'ordre d'impressió en acabar-los. Amb aquest fi aneu a la pantalla d'impressió, definiu-hi el nombre de còpies igual a zero, traieu la marca de les caselles Envia al client i Còpies del client, introduïu el número inicial i número final adequats, i finalment premeu el botó Imprimeix. Teniu en compte que per a un nombre elevat de documents, especialment si l'ordinador no és gaire ràpid, el temps necessari pot ser considerable. Si doneu l'ordre de crear un arxiu amb centenars o milers de documents, potser tindreu temps d'anar a dinar abans que el procés acabi. Preveieu a més que el disc tingui prou espai lliure.
* Reial Decret 1496/2003, articles 20 i 21, B.O.E. nº 286 del 29-11-2003.